Protokoły

Protokoły w systemie eAuditor

Protokoły w systemie eAuditor umożliwiają szczegółowe dokumentowanie relacji między pracownikiem a zasobami IT, co jest szczególnie przydatne podczas audytów i kontroli. System wspiera generowanie, edycję i archiwizację protokołów związanych z przekazywaniem i zwracaniem sprzętu, zapewniając pełną transparentność i zgodność z wymaganiami formalnymi.

Rodzaje protokołów

System eAuditor obsługuje następujące rodzaje protokołów:

1. PP – Protokół Przekazania Sprzętu: dokumentuje powierzenie sprzętu pracownikowi.

2. PZ – Protokół Zwrotu Sprzętu: potwierdza odbiór sprzętu od pracownika.

3. PZ + PP – Protokół Zwrotu i Przekazania Sprzętu: łączy oba procesy w jednym dokumencie.

Kluczowe założenia

Aby zarządzanie protokołami było spójne i logiczne, system eAuditor realizuje następujące zasady:

• Wiele pozycji w jednym protokole: Można przekazać lub odebrać kilka urządzeń w ramach jednego dokumentu.

• Wiele protokołów dla jednego pracownika: Pracownik może mieć przypisane różne protokoły dla różnych urządzeń.

• Jedno urządzenie – jeden użytkownik: Każde urządzenie może być przypisane tylko jednemu pracownikowi w danym momencie.

• Automatyczna aktualizacja relacji: Wygenerowanie protokołu automatycznie tworzy lub usuwa powiązanie między urządzeniem a pracownikiem.

• Możliwość modyfikacji: Protokoły można edytować, np. dopisując uwagi lub dodając załączniki.

• Wydruk w dowolnym momencie: Protokół można wydrukować w każdej chwili, również historycznie.

Zawartość protokołów

Protokoły zawierają podstawowe informacje:

• Dane przekazującego i odbierającego.

• Data przekazania lub zwrotu.

• Identyfikator sprzętu (np. numer inwentarzowy lub numer seryjny).

• Miejsce na podpisy.

W rozszerzonej wersji protokół może dodatkowo zawierać:

• Uwagi dotyczące sprzętu (zarówno dla poszczególnych pozycji, jak i całego protokołu).

• Załączniki, takie jak zdjęcia, notatki, zestawienia usterek czy protokoły napraw.

• Wartość księgową sprzętu w momencie przekazania.

• Notki prawne dotyczące odpowiedzialności pracownika.

• Wskazówki, jak postąpić w przypadku zagubienia lub uszkodzenia sprzętu.

Dane wejściowe do protokołów

Do poprawnego wygenerowania protokołów wymagane są:

1. Dane pracowników: System powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, np. przez synchronizację z Microsoft AD.

2. Dane komputerów i urządzeń: Włączenie mechanizmu monitorowania urządzeń USB pozwala na sugerowanie pozycji do protokołu, np. dla pamięci masowych USB, aparatów fotograficznych czy telefonów.

Tworzenie protokołów

Protokół Przekazania Sprzętu (PP)

1

Wybierz pracownika

Przejdź do Osoby > Osoby i wybierz pracownika z listy.

2

Przycisk Akcji

Przejdź do sekcji Dokumenty dla wybranego pracownika.

3

Otwórz sekcję „Dokumenty”

W sekcji „Dokumenty” kliknij opcję PP – Utwórz protokół przekazania.

4

Wypełnij elementy protokołu

Uzupełnij wymagane informacje:

• Nazwa dokumentu, numer dokumentu i status.

• Dane przekazującego oraz odbierającego.

• Lista urządzeń (niewydanych lub przypisanych do pracownika).

• Uwagi i załączniki (np. zdjęcia, notatki, faktury).

5

Zapisz dokument

Kliknij Zapisz. Urządzenia wymienione w protokole zostaną automatycznie przypisane do wybranego pracownika.

Protokół Zwrotu Sprzętu (PZ)

1

Przejdź do sekcji „Dokumenty”

Otwórz widok Osoby > Osoby.

2

Przycisk Akcji

Przejdź do sekcji Dokumenty dla wybranego pracownika.

3

Utwórz protokół zwrotu

Kliknij opcję PZ – Utwórz protokół zwrotu.

4

Wypełnij elementy protokołu

Uzupełnij następujące informacje:

• Nazwa dokumentu, numer dokumentu i status.

• Dane przyjmującego oraz zwracającego.

• Lista urządzeń przypisanych do pracownika (z numerami i datami protokołów przekazania).

• Uwagi oraz załączniki (np. zdjęcia, notatki, faktury).

5

Zapisz dokument

Kliknij Zapisz. Urządzenia wymienione w protokole zostaną odłączone od pracownika i będą dostępne do ponownego wydania.

Protokół Zwrotu i Przekazania Sprzętu (PZ+PP)

1

Przejdź do sekcji Dokumenty

Otwórz widok Osoby > Osoby.

2

Przycisk Akcji

Przejdź do sekcji Dokumenty dla wybranego pracownika.

3

Utwórz protokół zwrotu i przekazania

Kliknij opcję PZ+PP – Utwórz protokół zwrotu i przekazania.

4

Wypełnij elementy protokołu

Uzupełnij wymagane dane:

• Dane zwracającego oraz odbierającego.

• Lista urządzeń zwracanych przez jednego pracownika i przekazywanych drugiemu.

• Uwagi i załączniki (np. zdjęcia, notatki, faktury).

5

Zapisz dokument

Kliknij Zapisz. System automatycznie wygeneruje dwa dokumenty:

• PZ – Protokół Zwrotu.

• PP – Protokół Przekazania.

Relacje między urządzeniami a pracownikami zostaną zaktualizowane zgodnie z protokołem.

Inne metody generowania protokołów

Protokoły można wygenerować również z innych miejsc systemu, takich jak:

• Lista urządzeń.

• Lista komputerów.

• Informacje szczegółowe komputera lub urządzenia.

Wydruk protokołów

Protokoły są automatycznie zapisywane w repozytorium dokumentów, dzięki czemu możliwy jest ich historyczny wydruk z poziomu:

• Repozytorium dokumentów osób/komputerów/urządzeń (Karta szczegółowa > Dokumenty > Protokoły).

• Podglądu danego protokołu.

• Informacji szczegółowej urządzenia lub komputera.

Podsumowanie: Protokoły w systemie eAuditor to kluczowe narzędzie umożliwiające efektywne zarządzanie zasobami IT i formalizację procesów przekazywania oraz zwracania sprzętu. Dzięki elastyczności i automatyzacji systemu możliwe jest śledzenie pełnej historii relacji sprzętowych, co wspiera organizacje w codziennej pracy i audytach.